Muß ein Gesprächsprotokoll geführt werden, wenn ein Vorgesetzter zu einem Gespräch einlädt und die MAV mit anwesend ist? Wenn ja, muss man dieses gleich unterschreiben oder hat man Bedenkzeit? Wenn der Vorgesetzte ein Protokoll führt, habe ich ein Anrecht auf ein Exemplar als Betroffener?

Bezüglich eines Mitarbeiter-/Dienstgeber- oder Vorgesetzengespräches ist mir keine Rechtsnorm bekannt, welche eine Protokollführung vorschreibt. Grundsätzlich ist es jedoch ratsam in gewissen Situationen eines zu führen. Sei es, das alle Beteiligten ein eigenes Protokoll oder man einigt sich auf ein gemeinsames. Sollte eine Person ein Protokoll schreiben muss dies nicht zwingend von den anderen Beteiligten unterzeichnet werden. Ein Protokoll ist und bleibt: eine subjektive Wahrnehmung eines oder mehrere Ereignisse mit möglicher emotionaler Einbindung.

Aus diesem Grund ist eine Unterschrift dieser subjektiven Aufzeichnung nur dann zu unterzeichnen, wenn die schriftlich verfasste Darstellung auch der Wahrnehmung des Unterzeichners entspricht. Handelt es sich um Gespräch zwischen zwei Vertragspartnern (Dienstgeber und Mitarbeiter), sind m.E. solche Protokolle in die Personalakte einzupflegen. Der Mitarbeiter hat das Recht, das Protokoll zu lesen und möglicherweise eine Gegendarstellung zu verfassen, welche dann ebenfalls in die Personalakte einzupflegen ist. Sollte der Mitarbeiter trotz Protokollführung durch den Vorgesetzten, dieses Protokoll nicht in der Personalakte finden, hat er das Recht etwas über den Verbleib der Notizen zu erfahren. Eine zweite Personalakte (Schattenakte) ist rechtlich verboten.